Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

ParRodrigue

Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Que ce soit pour 50 ou pour plus de 500 participants, la planification, l’organisation et la célébration d’un congrès, d’une conférence ou d’un séminaire peut s’avérer être une expérience quelque peu décourageante, même pour les plus aguerris. Inutile de préciser qu’un séminaire ou une réunion mal organisée discréditera toutes les personnes impliquées. C’est pour cette raison, qu’il faudra se poser plusieurs questions importantes avant d’entreprendre sa planification.

Transmettre notre message

Tout d’abord, nous devrons évaluer si l’organisation de l’évènement est la façon la plus aisée, économique et rapide de transmettre notre message à un auditoire cible, de la manière la plus efficace et personnelle possible. De nos jours, il existe de nombreuses formules moins complexes et coûteuses qui rendront des résultats comparables. Comme par exemple, la réalisation d’une vidéo ou l’organisation d’un événement hybride combinant à la fois des éléments « présentiels » et virtuels. Malgré la rapide consolidation de l’événement virtuel, il existe plusieurs formats dans lesquels le contact entre les participants est essentiel pour des raisons professionnelles, éducatives ou de réseautage, tels que les voyages de motivation, les activités visant à favoriser l’esprit d’équipe, connues comme « Team Building » ou les manifestations organisées pour des raisons purement récréatives.

Planification et organisation

L’étape suivante consiste à déterminer si l’organisation sera assurée, soit par nous seul, soit en tant que coordinateur d’un comité de planification, ou bien soit en faisant appel à une agence spécialisée ou à un organisme extérieur expert. Si nous possédons l’expérience requise et les ressources humaines et matérielles nécessaires, il existe aujourd’hui, de nombreuses applications et outils sur le Web, qui nous faciliteront la tâche.

Externalisation

Si nous choisissons la deuxième option, l’expert en question, devra posséder les compétences et connaissances nécessaires et pourra être « emprunté » à une entité externe ou à l’un des nombreux organismes, agences et professionnels qui exercent dans le secteur :

  • Organisateurs Professionnels de Congrès (OPC), conventions et expositions
  • Les agences événementielles
  • Les organisateurs de foires, expositions, congrès et réunions
  • Les agences de voyages traditionnelles
  • Les services techniques
  • Les services audiovisuels
  • Les services professionnels

Quel que soit notre choix, si les employés de la firme « propriétaire » du séminaire ne sont pas familiarisés avec ce type d’activité, il nous incombera d’assumer toutes les tâches préparatoires. Ce qui, dans une première approche, paraît économique, pourrait entrainer en fait, des conséquences contre-productives.

Une des considérations à prendre en compte lors de l’externalisation de la planification d’un séminaire ou d’un congrès, c’est qu’il existe dans ce secteur un phénomène pervers et significatif, identifié comme « intrusion professionnelle ». Par conséquent, nous veillerons à bien faire notre choix. Une façon d’aborder ce problème est de restreindre la sélection aux professionnels ou aux entreprises associées pouvant fournir des accréditations ou qui nous auront été expressément recommandés. Pour éviter les mauvaises surprises, surtout lorsque l’évènement est organisé à l’étranger, il est conseillé de recourir à des professionnels hautement qualifiés, compétents et munis d’une expérience éprouvée.

Comité organisateur

Autant, si nous comptons sur nos propres ressources (organisation interne) ou si nous préférons employer un organisme ou un expert externe, il nous faudra constituer un comité organisateur. Le profil recherché est celui d’une personne fiable, responsable, flexible, habituée à travailler en équipe et autorisée à prendre des décisions. Par conséquent, il est essentiel que le coordinateur soit impliqué dans le processus de sélection, avec un droit de veto sur la nomination de membres improductifs, incompétents, conflictuels ou perturbateurs. En outre, sans évincer aucune des personnalités, il est conseillé de limiter le nombre des membres du comité au minimal nécessaire.

L’une des premières décisions que devra prendre le comité de planification est celle de savoir si l’organisation de l’événement s’effectuera avec des ressources propres ou externes, partiellement ou en totalité. Dans la première option, nous aurons à sélectionner les membres de l’équipe responsable de l’organisation du séminaire (d’une à plusieurs personnes, en fonction de la taille de l’événement). Une sélection des intermédiaires, ainsi que les différentes phases du processus de planification dans lesquelles seront impliqués chacun d’eux, devront être élaborées. Si l’on opte pour la deuxième formule, il est conseillé de préparer une demande de devis (en anglais : request for proposal), qui devrait inclure autant d’informations que possible telles, le public cible, la fréquentation attendue, l’Internet, le Wi-Fi, les statistiques antérieures, etc.

Format de l’événement

Avant d’entreprendre l’organisation d’un séminaire ou d’un congrès, il existe plusieurs paramètres, tous en corrélation, qui devront être accordés par tous les acteurs, tel le format :

  • Événements d’entreprises
  • Congrès d’associations
  • Colloques professionnels
  • Cours
  • Sessions de formation ou d’ateliers
  • Primes de voyages
  • Conférences médicales ou scientifiques
  • Déjeuners de travail
  • Conférences de presse
  • Family Day
  • Réunions de golfeurs
  • Activités de Team Building
  • Lancements de produits
  • Campagnes de publicité
  • Foires de démonstrations

Aussi, il faudra prendre soin de ne pas aller à l’encontre des règles des événements multidisciplinaires hybrides, association de deux ou plusieurs activités, uniquement dans le but d’atteindre un public plus large, de faire des économies ou de générer des revenus supplémentaires.

Programmation

En général, le succès de l’évènement dépendra d’une bonne programmation. Il est impératif de fixer un délai réaliste pour la planification et l’organisation. Malheureusement, ceci est trop peu souvent respecté, en particulier dans le secteur commercial. En général, il faut compter un an pour planifier et organiser un événement important.

Lorsqu’il est nécessaire d’opérer avec un budget fixe, il sera judicieux de prévoir d’autres dates afin de bénéficier des meilleurs tarifs d’hébergement, restauration, location de salles et activités de loisirs. La flexibilité est également un excellent outil de négociation. De nombreux facteurs sont à prendre en considération, tels que les obligations professionnelles de tous les participants et conférenciers, la célébration d’autres événements de même nature durant la même période, les vacances scolaires, les conditions météorologiques prévues, etc.

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