Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

ParRodrigue

Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Que ce soit pour 50 ou pour plus de 500 participants, la planification, l’organisation et la célébration d’un congrès, d’une conférence ou d’un séminaire peut s’avérer être une expérience quelque peu décourageante, même pour les plus aguerris. Inutile de préciser qu’un séminaire ou une réunion mal organisée discréditera toutes les personnes impliquées. C’est pour cette raison, qu’il faudra se poser plusieurs questions importantes avant d’entreprendre sa planification.

Transmettre notre message

Tout d’abord, nous devrons évaluer si l’organisation de l’évènement est la façon la plus aisée, économique et rapide de transmettre notre message à un auditoire cible, de la manière la plus efficace et personnelle possible. De nos jours, il existe de nombreuses formules moins complexes et coûteuses qui rendront des résultats comparables. Comme par exemple, la réalisation d’une vidéo ou l’organisation d’un événement hybride combinant à la fois des éléments « présentiels » et virtuels. Malgré la rapide consolidation de l’événement virtuel, il existe plusieurs formats dans lesquels le contact entre les participants est essentiel pour des raisons professionnelles, éducatives ou de réseautage, tels que les voyages de motivation, les activités visant à favoriser l’esprit d’équipe, connues comme « Team Building » ou les manifestations organisées pour des raisons purement récréatives.

Planification et organisation

L’étape suivante consiste à déterminer si l’organisation sera assurée, soit par nous seul, soit en tant que coordinateur d’un comité de planification, ou bien soit en faisant appel à une agence spécialisée ou à un organisme extérieur expert. Si nous possédons l’expérience requise et les ressources humaines et matérielles nécessaires, il existe aujourd’hui, de nombreuses applications et outils sur le Web, qui nous faciliteront la tâche.

Externalisation

Si nous choisissons la deuxième option, l’expert en question, devra posséder les compétences et connaissances nécessaires et pourra être « emprunté » à une entité externe ou à l’un des nombreux organismes, agences et professionnels qui exercent dans le secteur :

  • Organisateurs Professionnels de Congrès (OPC), conventions et expositions
  • Les agences événementielles
  • Les organisateurs de foires, expositions, congrès et réunions
  • Les agences de voyages traditionnelles
  • Les services techniques
  • Les services audiovisuels
  • Les services professionnels

Quel que soit notre choix, si les employés de la firme « propriétaire » du séminaire ne sont pas familiarisés avec ce type d’activité, il nous incombera d’assumer toutes les tâches préparatoires. Ce qui, dans une première approche, paraît économique, pourrait entrainer en fait, des conséquences contre-productives.

Une des considérations à prendre en compte lors de l’externalisation de la planification d’un séminaire ou d’un congrès, c’est qu’il existe dans ce secteur un phénomène pervers et significatif, identifié comme « intrusion professionnelle ». Par conséquent, nous veillerons à bien faire notre choix. Une façon d’aborder ce problème est de restreindre la sélection aux professionnels ou aux entreprises associées pouvant fournir des accréditations ou qui nous auront été expressément recommandés. Pour éviter les mauvaises surprises, surtout lorsque l’évènement est organisé à l’étranger, il est conseillé de recourir à des professionnels hautement qualifiés, compétents et munis d’une expérience éprouvée.

Comité organisateur

Autant, si nous comptons sur nos propres ressources (organisation interne) ou si nous préférons employer un organisme ou un expert externe, il nous faudra constituer un comité organisateur. Le profil recherché est celui d’une personne fiable, responsable, flexible, habituée à travailler en équipe et autorisée à prendre des décisions. Par conséquent, il est essentiel que le coordinateur soit impliqué dans le processus de sélection, avec un droit de veto sur la nomination de membres improductifs, incompétents, conflictuels ou perturbateurs. En outre, sans évincer aucune des personnalités, il est conseillé de limiter le nombre des membres du comité au minimal nécessaire.

L’une des premières décisions que devra prendre le comité de planification est celle de savoir si l’organisation de l’événement s’effectuera avec des ressources propres ou externes, partiellement ou en totalité. Dans la première option, nous aurons à sélectionner les membres de l’équipe responsable de l’organisation du séminaire (d’une à plusieurs personnes, en fonction de la taille de l’événement). Une sélection des intermédiaires, ainsi que les différentes phases du processus de planification dans lesquelles seront impliqués chacun d’eux, devront être élaborées. Si l’on opte pour la deuxième formule, il est conseillé de préparer une demande de devis (en anglais : request for proposal), qui devrait inclure autant d’informations que possible telles, le public cible, la fréquentation attendue, l’Internet, le Wi-Fi, les statistiques antérieures, etc.

Format de l’événement

Avant d’entreprendre l’organisation d’un séminaire ou d’un congrès, il existe plusieurs paramètres, tous en corrélation, qui devront être accordés par tous les acteurs, tel le format :

  • Événements d’entreprises
  • Congrès d’associations
  • Colloques professionnels
  • Cours
  • Sessions de formation ou d’ateliers
  • Primes de voyages
  • Conférences médicales ou scientifiques
  • Déjeuners de travail
  • Conférences de presse
  • Family Day
  • Réunions de golfeurs
  • Activités de Team Building
  • Lancements de produits
  • Campagnes de publicité
  • Foires de démonstrations

Aussi, il faudra prendre soin de ne pas aller à l’encontre des règles des événements multidisciplinaires hybrides, association de deux ou plusieurs activités, uniquement dans le but d’atteindre un public plus large, de faire des économies ou de générer des revenus supplémentaires.

Programmation

En général, le succès de l’évènement dépendra d’une bonne programmation. Il est impératif de fixer un délai réaliste pour la planification et l’organisation. Malheureusement, ceci est trop peu souvent respecté, en particulier dans le secteur commercial. En général, il faut compter un an pour planifier et organiser un événement important.

Lorsqu’il est nécessaire d’opérer avec un budget fixe, il sera judicieux de prévoir d’autres dates afin de bénéficier des meilleurs tarifs d’hébergement, restauration, location de salles et activités de loisirs. La flexibilité est également un excellent outil de négociation. De nombreux facteurs sont à prendre en considération, tels que les obligations professionnelles de tous les participants et conférenciers, la célébration d’autres événements de même nature durant la même période, les vacances scolaires, les conditions météorologiques prévues, etc.

52 commentaires pour l’instant

film moduPublié le5:05 - Déc 10, 2020

I blog often and I seriously thank you for your content. Hyacinthia Yvor Anatol

erotik izlePublié le8:19 - Déc 14, 2020

I believe you have noted some very interesting points, thank you for the post. Dreddy Paquito Fontana

pornoPublié le9:29 - Déc 14, 2020

Pretty! This was an incredibly wonderful post. Thanks for supplying this info. Una Orville Dupuy

canli tvPublié le9:12 - Déc 17, 2020

Any unused Playstation 100 % legit and transparent. Ardra Billie Cristionna

erotikPublié le10:23 - Déc 17, 2020

Alongside its quirky jewellery and other accessories, Lele Sadoughi now makes hand-decorated face masks, too. Aundrea Sonnie Eric

sikisPublié le5:09 - Déc 18, 2020

Someonme essentially help to make critically posts I would state. Rafa Spike Jose

erotikPublié le8:47 - Déc 18, 2020

Some truly fantastic content on this site, thanks for contribution. Briana Gawen Nikolia

bahisPublié le10:34 - Déc 18, 2020

I gotta favorite this website it seeems veery beneficial extremely helpful. Cordula Antonius Fernandina

bahisPublié le12:56 - Déc 18, 2020

Excellent article! We will be linking to this great post on our site. Keep up the good writing. Christabella Feliks Gessner

bahisPublié le2:41 - Déc 18, 2020

Excellent article! We will be linking to this great article on our site. Keep up the good writing. Kinna Morley Joseph

bahisPublié le3:55 - Déc 18, 2020

Some genuinely superb articles on this website, thank you for contribution. Kristi Richie Ray

sikisPublié le6:05 - Déc 18, 2020

Wow, this paragraph is good, my sister is analyzing these kinds of things, therefore I am going to tell her. Britte Jereme Rheba

erotikPublié le9:09 - Déc 19, 2020

Maybe, but the latest polls say I am more intelligent and good looking than you by far. Helge Waylon Benildis

erotikPublié le10:32 - Déc 19, 2020

Well I really enjoyed studying it. This subject provided by you is very useful for accurate planning. Kathlin Hendrick Guimar

sikisPublié le12:35 - Déc 19, 2020

But wanna state that this is very helpful , Thanks for taking your time to write this. Mollee Robby Waddell

bahisPublié le1:50 - Déc 19, 2020

Hi there, this weekend is pleasant in support of me, since this time i am reading this great informative article here at my residence. Athene Ade Aubine

bahisPublié le3:43 - Déc 19, 2020

Hello. This post was extremely motivating, especially since I was browsing for thoughts on this topic last Friday. Alanah Rutherford Keller

sikisPublié le5:25 - Déc 19, 2020

Hi there, yeah this piece of writing is in fact fastidious and I have learned lot of things from it concerning blogging. thanks. Blaire Jae Farah

torrentPublié le7:00 - Déc 20, 2020

Inspirerande skildringar. Kalorier och promenader. Muriel Aguistin Nadeen

ucretsizPublié le9:14 - Déc 20, 2020

Hurrah! After all I got a blog from where I know how to truly obtain helpful information regarding my study and knowledge. Erika Harwell Atlas

bedavaPublié le10:23 - Déc 20, 2020

Good post. I am going through many of these issues as well.. Tova Bobby Kacie

downloadPublié le2:49 - Déc 20, 2020

Some really wonderful articles on this web site , regards for contribution. Alicia Hollis Nanice

blurayPublié le4:20 - Déc 20, 2020

Amazing things here. I am very happy to see your article. Cissiee Orran Maryl

downloadPublié le7:16 - Déc 20, 2020

Hello to all, how is all, I think every one is getting more from this website, and your views are nice for new people. Yasmin Peirce Burtis

bedavaPublié le7:46 - Déc 20, 2020

I enjoy the efforts you have put in this, regards for all the great blog posts. Kamilah Shannon Doris

indirPublié le9:31 - Déc 20, 2020

If you like to organize enough free PSN card to giveaway. Nertie Ivan Baryram

torrentPublié le10:56 - Déc 20, 2020

I visited many websites however the audio feature for audio songs current at this site is really fabulous. Zelma Reider Lenhart

blurayPublié le5:48 - Déc 21, 2020

Remarkable! Its genuinely awesome article, I have got much clear idea concerning from this piece of writing. Ashli Ricky Rosenthal

torrentPublié le9:35 - Déc 21, 2020

Do not give up if players do not pass the ball to you and draw their attention if you are in a good position. Charisse Cointon Rebe

ucretsizPublié le12:14 - Déc 22, 2020

Hello just wanted to give you a quick heads up. The text in your article seem to be running off the screen in Opera. Tommy Algernon Linoel

torrentPublié le4:22 - Déc 23, 2020

Everyone loves it when individuals get together and share thoughts. Great blog, keep it up. Lorine Valdemar Florida

torrent downloadPublié le12:12 - Jan 22, 2021

Here is a superb Weblog You might Locate Exciting that we encourage you to visit. Laryssa Spencer Amati

onlinePublié le10:33 - Jan 29, 2021

These are really wonderful ideas in about blogging. Hana Cullin Tedmann

dublajPublié le12:24 - Jan 30, 2021

Pretty! This has been an incredibly wonderful post. Many thanks for supplying these details. Lynsey Rolando Warenne

erotikPublié le1:56 - Jan 31, 2021

Everything is very open with a precise description of the challenges. It was truly informative. Your site is very useful. Thank you for sharing! Phoebe Jeramie Vento

onlinePublié le5:18 - Jan 31, 2021

Hi there very nice blog!! Man .. Excellent .. Superb .. Rachele Kelbee Isaac

tek partPublié le1:29 - Fév 1, 2021

Everything is very open with a precise description of the challenges. Valentina Sax Marla

donmadanPublié le11:48 - Fév 1, 2021

Have just joined and would like to do another intro ride if ok? Cheers Hannah Lavena Brad Andris

filmkovasiPublié le2:42 - Fév 2, 2021

Wish you could take Olive with you when you leave Vietnam! Virgina Niel Rento

tek parcaPublié le10:30 - Fév 6, 2021

Muy buen aporte, gracias por este tutorial, me ha servido de gran ayuda para los desarrollos con PhoneGap en Xcode Alison Ryun Sibyls

watchPublié le2:14 - Fév 7, 2021

Thanks for sharing superb informations. Your site is very cool. I am impressed by the details that you have on this website. It reveals how nicely you understand this subject. Bookmarked this website page, will come back for extra articles. You, my friend, ROCK! I found simply the information I already searched all over the place and just could not come across. What a great site. Viki Sullivan Baptiste

mp3Publié le1:56 - Fév 9, 2021

I blog quite often and I really appreciate your information. The article has really peaked my interest. Edi Herman Alikee

sex moviesPublié le6:54 - Fév 10, 2021

Hi there colleagues, pleasant post and good urging commented at this place, I am truly enjoying by these. Gwendolyn Elsworth Shep

onlinePublié le11:48 - Fév 13, 2021

If you accidently get your Slot wet, there is hope! First, do not push the power button; this may cause additional damage. Dry off the phone as much as possible and then put it in a bowl with uncooked rice. Allow it to sit for at least 12 hours. This should help the phone dry out and allow you to use it again. Katrina Eward Leschen

turkcePublié le12:37 - Fév 13, 2021

When I initially left a comment I seem to have clicked on the -Notify me when new comments are added- checkbox and now whenever a comment is added I get four emails with the exact same comment. There has to be a way you can remove me from that service? Cheers! Orel Rey Bret

erotikPublié le1:12 - Fév 13, 2021

If you are going for best contents like I do, only go to see this web page all the time because it presents feature contents, thanks Clair Cordy Roxanne

turkcePublié le1:57 - Fév 13, 2021

Very nice post. I definitely appreciate this website. Keep writing! Janina Isak Gowon

turkcePublié le3:20 - Fév 13, 2021

I have recently started a site, the information you offer on this site has helped me tremendously. Thank you for all of your time & work. Deloris Derwin Grath

turkcePublié le4:11 - Fév 13, 2021

adult toys near me ,where to buy adult toys near me,male sex toys,gay male sex toys,best gay male sex toys,female sex toys,best female sex toys,homemade female sex toys,female adult toys,female masturbation toys,diy female sex toys,female pleasure toys,female transformers toys,female masturbation with toys, Kata Sampson Possing

turkcePublié le5:31 - Fév 13, 2021

I am constantly thought about this, regards for posting. Leonie Bondie Lynne

turkcePublié le7:32 - Fév 13, 2021

Sorry did not see the last query in the article, but without the Aug 11 updates this registry key is not even present. Anthiathia Towney Donielle

720pPublié le4:29 - Fév 16, 2021

Having read this I thought it was rather enlightening. I appreciate you spending some time and energy to put this content together. I once again find myself spending a significant amount of time both reading and leaving comments. But so what, it was still worthwhile!| Electra Dunc Rea

Laisser un commentaire